Planung gerne - aber nicht als Selbstzweck!

Photo by Patrick Perkins on Unsplash
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Was ist eigentlich Projektmanagement? Wovon sind die Projektmanagement-Seminare voll, worüber tauschen sich Projektmanager:innen häufig aus? Richtig: Planung! Vom Projektstrukturplan zur Roadmap, von der To-Do-Liste zum Zeitplan, dem Kostenplan, natürlich die Ressourcenplanung, gerne noch ein Masterplan? Das klingt schon fast nach einem 3-Jahres-Plan. 

 

Planung ja, aber warum? 

Die Idee zu diesem Artikel kam neulich beim Pflanzen-Kauf. Da tendiere ich dazu, vor lauter Schönheit, Freude am Aussuchen und "haben wollen" den halben Gartenmarkt in meinen Kofferraum zu packen. Um dann zuhause festzustellen: Geranien ohne Sonne? Das war es dann wohl mit der Blütenpracht! Kapuzinerkresse für den Süd-Balkon? Da kann ich bald schon Nachfolger kaufen! Also hab ich mich am Vorabend hingesetzt: Welche Lage habe ich? Wie viel Platz? Möchte ich bestimmte Farben kombinieren, oder ist mir der Duft wichtig? Und tatsächlich ist mir eine "Punktlandung" gelungen: Lavendel für den Süd-Balkon, Basilikum im Topf in der Küche, Männertreu und Pfefferminze für den Schatten (ich sag nur: Mojito!). 

 

Planung ist wichtig

Planung verhilft uns zu zielgerichtetem Handeln. Sie hält uns von Verschwendung ab. Sie visualisiert bzw. verschriftlicht, was bei uns im Kopf rumgeistert. Dadurch werden uns Brüche und Fehler bewusst; wir können optimieren. Über dokumentierte Planung können wir uns mit Dritten austauschen. 

 

Wir planen immer

Ob wir uns auf den Weg zum Supermarkt machen oder über den nächsten Urlaub nachdenken: Wir planen permanent. Was habe ich heute vor? Wann fängt das Spiel an, bis dahin muss ich ...; bis hin zum "Nächstes Jahr um diese Zeit will ich das Ziel erreicht haben". Okay: Ich muss das abschwächen: Manche mehr, manche weniger! Dabei nutzen wir unterschiedliche Medien: Für manche reicht der "Kopf", manche dokumentieren auf Papier, andere nutzen Apps. Im Projektmanagement kann die Bandbreite von Post-Its an der Wand bzw. digital abgebildet über Excel bis MS Project oder Netzwerkplanung gehen.  Egal was: Hauptsache visualisiert, damit mehrere Personen darauf schauen können. 

 

Agiles Projektmanagement = keine Planung? 

Weit gefehlt. Im agilen Mindset werden zwar keine Planungen über Jahre hinweg angefertigt. Trotzdem wird geplant: Die Planung besteht aus dem Product Backlog, also allen Features, die umgesetzt werden sollen, in Kombination mit Priorisierungen und dem Sprint Planning. Ein Product Owner gibt vor, was gemacht werden muss und was davon am wichtigsten ist. Das Entwicklungsteam entscheidet, welche Features im nächsten Sprint umgesetzt werden sollen. Ich habe die besten Erfahrungen mit einer Sprint-Länge von zwei bis vier Wochen gemacht, danach wird der nächste Zyklus geplant. So bleibt die Planung immer aktuell, und auch der Product Owner hat die Möglichkeit, neue Ideen und aktuelle Entwicklungen in den Arbeitsvorrat einfließen zu lassen. Denn: 

 

Planung über drei Monate hinaus ist dokumentierte Ignoranz! 

Klar, manchmal braucht es einen längeren Planungshorizont, z. B. eine Umsatzplanung für das Folgejahr. Aber jede:r Controller:in wird wissen, wie unsicher diese Art der Planung ist. Im klassischen Projektmanagement kann ich die nächsten drei Monate recht gut überblicken und detailliert planen. Darüber hinaus bietet sich eher ein Forecast an, eine Roadmap oder ähnliches, also eine Art "Grobplanung". Jenseits dieser Grenze kann ich Veränderungen und Entwicklungen nicht überblicken: Sind die beteiligten Personen noch im Projekt? Entspricht das Projekt in der vorgesehenen Form noch den Zielen der Auftraggeber:innen? Haben sich Rahmenbedingungen verändert? All diese Fragen leiten mich zu der Erfahrung: Über drei Monate hinaus macht Detailplanung wenig Sinn. Besser ist ein laufender Prozess: Einmal im Monat den Blick auf die kommen drei Monate werfen. Passt alles noch? Wo muss ich nachjustieren? 

 

Nur für den Fall, dass Deine Aufwände für Planung demnächst mal in Frage gestellt werden: Planung ist wichtig, aber nicht zu weit in die Zukunft! Oder wie siehst Du das? Welche Erfahrungen hast Du mit Planung gemacht? 

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