Kick-Off: Selbstverständlich? Gibt´s nicht!

Die Sonde Mars Climate Orbiter hat am 11. Dezember 1998 Cape Caneveral verlassen um auf dem Mars zu landen und dort Daten über das Klima zu sammeln. Rund ein Jahr war die Sonde mit ihrer Trägerrakete unterwegs. Dann näherte sie sich dem Mars und startete die Abbrems-Manöver zum Eintritt in die Umlaufbahn. Als sie aus dem Mars-Schatten heraus treten sollte, konnte kein Kontakt mehr hergestellt werden. Später stellte sich heraus: Sie hatte sich dem Mars statt auf 150 km Entfernung auf 57 km Entfernung genähert und war verglüht. 

 

Die Marssonde und der Kick-Off

Was war passiert? Mehrere Unternehmen und Organisationen haben an dieser Mission zusammen gearbeitet. Die NASA ließ die Navigationssoftware vom Dienstleister Lockheed Martin auslegen, ein sehr erfahrenes US-Rüstungs-Unternehmen. Das Problem: Während die NASA die metrische Einheit Newton-Sekunde verwendet hat, arbeitete Lockheed Martin mit Pound-force per second, einer imperialen Einheit. Ist das bei den Vorbereitungen aufgefallen? Nein. Ist das irgendwann während des Fluges aufgefallen? Nein. Die Einheiten lieferten unterschiedliche Werte im Faktor 1/4,5, was sich fatal auf die Navigation auswirkte, die Sonde näherte sich dem Mars zu schnell, Ende. 

 

Sinn und Zweck eines Kick-Off

Das Kick-Off-Meeting markiert den Übergang von der Planungsphase in die Umsetzungsphase. Inhalte sind Darstellung der Projektziele, der Planung, methodische Fragestellungen, die Übernahme von Rollen und Aufgaben im Projekt, aber auch Kommunikations-Absprachen. Bei den Zielen ist es toll, wenn nicht nur die Ziele des Projekts (im Budget bleiben, Fertigstellung bis ... usw.), sondern auch der übergeordnete Nutzen des Projekts (Was wollen die Initiatoren mit dem Projekt erreichen?) dargestellt werden. Bei technischen Projekten machen zudem Absprachen zu eingesetzten Technologien Sinn - oder eben auch: mit welchen Einheiten arbeiten wir? Wenn das mit den Teilnehmenden machbar ist, ist die Meta-Ebene noch sinnvoller: Wer entscheidet unter welchen Prämissen über eingesetzte Einheiten? Wo ist das Wissen dokumentiert bzw. wie werden solche Entscheidungen kommuniziert? Scheinbar hat diese Absprache im Fall der Marssonde gefehlt. 

 

Kick-off auch auf menschlicher Ebene

Dabei darf nicht unterschätzt werden, dass ein Kick-Off auch eine "Duftmarke" ist. Was für Menschen sind beteiligt? Wer dominiert? Wer moderiert? Für die Projektleitung ist das auch die Möglichkeit, zu beobachten, wie die Projektbeteiligten interagieren. Welche Stimmung herrscht vor? Wer ist wohlwollend, wer skeptisch? Gibt es Skeptiker:innen, und wenn nicht: Wie wird das Risikomanagement im Projekt betrieben? Kann jemand dafür begeistert werden, bewusst diese Rolle einzunehmen? Ist das Team divers genug, aber nicht zerrissen? 

Außerdem stellt sich die Frage: Wie will ich als Projektleiter:in auftreten? Bestimmend? Moderierend? Fragend? Welche Erwartungen habe ich an die Projektbeteiligten? Selbst wenn ich das nicht voll umsetzen kann, sich darüber Gedanken zu machen anstatt "ins Projekt zu stolpern" ist sinnvoll. 

 

Kick-Off-Präsentation versus -Workshop

Ich habe gute Erfahrungen damit gesammelt, nicht zu gut vorbereitet in einen Kick-Off zu gehen. Anders formuliert: Ich bereite gut vor, welche Fragen zu klären sind, aber ich kläre sie ungern im Vorfeld. Sind alle Entscheidungen getroffen, wird der Kick-Off zu einer Frontalveranstaltung, in der die Teilnehmer:innen innerlich abschalten. Gebe ich Diskussionsimpulse oder Entscheidungsvorlagen, mache ich Betroffene zu Beteiligten. Aus der Präsentation wird ein Workshop, in dem diskutiert und bestenfalls gestritten wird. Das Projekt wird auf die Projektbeteiligten "zugeschnitten" und ich erreiche einen ganz anderen Grad der Identifikation. 

 

One more big thing ...

Schaut bei dem Kick-Off nicht nur auf Inhalte, Methoden und Organisation. Geht zusammen Mittag essen, trinkt im Anschluss ein Bier, spielt eine Runde Skribbl.io ... Ihr seid ein Team und wollt in den nächsten Monaten Großes erreichen! Da müsst Ihr Euch auch menschlich aufeinander einschwingen. Um nochmal auf die Marssonde zurück zu kommen: Gerade in unternehmensübergreifenden Teams sind Kontakte wichtig. Kenne ich Namen und Telefonnummer der Ansprechpartner:in im Partnerunternehmen, kann ich dort anrufen. Aber wenn ich schon mal einen persönlichen Kontakt aufgebaut habe, wenn ich weiß, dass die Person schon früh arbeitet, oder sicher gestern Fußball geschaut hat, werde ich anrufen. Und zum Beispiel mal nachfragen: Sag mal, Ihr habt auch mit Newton-Sekunde gearbeitet, oder? Ein solcher Anruf kann Millionen retten.  

 

Womit habt Ihr beim Kick-Off gute Erfahrungen gesammelt? Auf welchen Inhalt würdet Ihr nie verzichten?